Checklist trước khi đặt mua bàn làm việc: 9 hạng mục không nên bỏ qua
Bàn làm việc không chỉ có vai trò quyết định đến hiệu quả xử lý công việc của nhân viên, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp khi mua bàn làm việc chỉ quan tâm tới giá thành, mẫu mã mà bỏ qua rất nhiều yếu tố quan trọng khác, dẫn đến việc chọn phải sản phẩm không phù hợp nhu cầu sử dụng, làm phát sinh chi phí thay thế hoặc phải điều chỉnh lại toàn bộ không gian làm việc.
Dưới đây là checklist nên tham khảo để doanh nghiệp không mắc sai lầm khi chọn mua bàn làm việc.
1. Xác định rõ nhu cầu sử dụng
Bước đầu tiên này rất quan trọng vì quyết định doanh nghiệp có chọn đúng mẫu phù hợp hay không.
Theo đó trước khi đặt mua bàn làm việc, doanh nghiệp nên làm rõ các câu hỏi như:
- Bàn được sử dụng cho nhân viên, trưởng phòng hay giám đốc?
- Mỗi bàn phục vụ bao nhiêu người?
- Bàn cần bố trí những thiết bị làm việc nào? Có cần bố trí thêm máy tính, máy in hay các thiết bị chuyên dụng khác không?
- Doanh nghiệp có nhu cầu tuyển thêm nhân sự trong thời gian tới không?
Xác định đúng nhu cầu sử dụng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn phù hợp về kích thước, kiểu dáng thiết kế và số lượng, tránh lãng phí ngân sách.
2. Đo đạc chính xác diện tích văn phòng
Nhiều doanh nghiệp chọn bàn làm việc chỉ vì có thiết kế đẹp mà không quan tâm tới sự phù hợp với diện tích căn phòng. Điều này dẫn đến việc chọn phải mẫu quá lớn hoặc quá nhỏ, khiến cho lối đi trở nên chật chội, hoặc không đủ không gian làm việc.
Vì vậy trước khi đặt mua bàn làm việc, nên đo kỹ:
- Diện tích khu vực lắp đặt (chiều dài và chiều rộng).
- Khoảng cách giữa các dãy bàn.
- Vị trí cửa ra vào, cửa sổ, cột nhà.
-Khu vực đặt tủ hồ sơ và thiết bị văn phòng.
Nếu diện tích hạn hẹp, nên ưu tiên các mẫu bàn thiết kế dạng module hoặc kiểu cụm để tận dụng không gian hiệu quả hơn.
3. Lựa chọn kích thước bàn phù hợp
Kích thước bàn làm việc là yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến sự thoải mái của người dùng. Nếu bàn quá nhỏ thì sẽ gây khó khăn trong sắp xếp tài liệu và thiết bị làm việc, còn bàn quá lớn thì sẽ chiếm nhiều diện tích không cần thiết.
Để chọn được bàn làm việc có kích thước phù hợp, nên dựa trên:
- Đặc điểm công việc của nhân viên.
- Các thiết bị cần sử dụng.
- Diện tích thực tế của văn phòng.
Đồng bộ kích thước giữa các bàn sẽ giúp cho văn phòng làm việc trở nên gọn gàng, chuyên nghiệp hơn.
4. Chọn chất liệu phù hợp
Chất liệu là yếu tố quyết định đến độ bền và chi phí đầu tư.
Doanh nghiệp có thể tham khảo một số lựa chọn phổ biến như:
- Gỗ công nghiệp phủ Melamine: giá thành hợp lý, đa dạng màu sắc, dễ vệ sinh.
- Gỗ MDF chống ẩm: thích hợp sử dụng cho môi trường có điều hòa thường xuyên.
- Khung sắt sơn tĩnh điện kết hợp mặt gỗ: độ chắn chắn cao, phù hợp văn phòng có nội thất hiện đại, yêu cầu tuổi thọ sử dụng cao.
- Gỗ tự nhiên: giá thành cao hơn nhưng bền hơn so với gỗ công nghiệp, sang trọng.
Tùy theo mức ngân sách cho phép và mục đích sử dụng, doanh nghiệp nên cân nhắc chất liệu phù hợp.
5. Kiểm tra khả năng đi dây điện và dây mạng
Để khu vực làm việc luôn gọn gàng, đảm bảo sự thuận tiện và an toàn, thuận lợi khi cần sửa chữa, bảo trì hệ thống điện thì doanh nghiệp nên ưu tiên những mẫu có lỗ luồn dây điện, máng đi dây, hộc kỹ thuật, nơi để dấu ổ cắm.
6. Lựa chọn phụ kiện đi kèm
Nên ưu tiên các mẫu phụ kiện đi kèm để tạo thêm không gian lưu trữ, giúp cho khu vực làm việc trở nên gọn gàng hơn: hộc tủ di động, vách ngăn, khay bàn phím, giá treo CPU, tủ phụ, móc treo túi hoặc tai nghe,…
7. Kiểm tra chất lượng trước khi ký hợp đồng
Không nên tin tưởng vào hình ảnh trên catalogue. Doanh nghiệp nên trực tiếp kiểm tra để đánh giá chính xác về:
- Độ dày mặt bàn.
- Khả năng chịu lực.
- Chất lượng cạnh dán.
- Độ chắc chắn của khung bàn.
- Mức độ hoàn thiện của bề mặt.
- Độ trơn tru của hụ kiện bản lề và ray trượt.
Đây là những chi tiết tuy nhỏ nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn tơi độ bền, sự thuận tiện trong quá trình sử dụng.
8. Tìm hiểu chính sách bảo hành và bảo trì
Nhà cung cấp uy tín sẽ luôn mang đến chính sách bảo hành rõ ràng. Doanh nghiệp chỉ nên ưu tiên đơn vị rõ ràng ngay từ đầu về:
- Thời gian bảo hành.
- Điều kiện bảo hành.
- Quy trình xử lý khi phát sinh lỗi.
- Thời gian hỗ trợ sau bán hàng.
9. Kết luận
Để chọn được mẫu bàn làm việc, doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều yếu tố như nhu cầu sử dụng, diện tích văn phòng, chất liệu, phụ kiện, ngân sách và năng lực của đơn vị cung cấp,… với checklist rõ ràng trên đây, doanh nghiệp sẽ đưa ra lựa chọn chính xác hơn, tối ưu chi phí, thiết lập không gian làm việc khoa học, tối ưu hiệu suất.
