Lưu ý khi mua bàn làm việc số lượng lớn cho doanh nghiệp

Khi thành lập văn phòng mới hoặc cải tạo không gian làm việc thì đầu tư bàn làm việc số lượng lớn là một trong những hạng mục quan trọng của doanh nghiệp. Để đầu tư đúng cách, vừa tiết kiệm chi phí, vừa tạo nên môi trường làm việc thuận tiện, chuyên nghiệp, nâng cao hiệu suất công việc và hạn chế phát sinh chi phí thay thế trong nhiều năm sau, dưới đây là những lưu ý mà doanh nghiệp không nên bỏ qua.

1. Xác định rõ nhu cầu sử dụng

Đầu tiên, nên xác định rõ nhu cầu thực tế bằng cách trả lời các câu hỏi sau:

- Số lượng nhân sự hiện tại là bao nhiêu?

- Có kế hoạch mở rộng trong thời gian tới hay không?

- Mỗi vị trí công việc cần bàn có kích thước như thế nào?

- Có cần hộc tủ, vách ngăn hay ổ cắm, dây mạng trên bàn không?

Trả lời chính xác những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định chính xác nhu cầu sử dụng, mua đúng loại, đúng kích thước và đủ số lượng, tránh thừa hoặc chọn mẫu không phù hợp với nhu cầu làm việc của nhân viên.

2. Đo đạc diện tích văn phòng

Nhiều trường hợp mua bàn làm việc chỉ quan tâm tới thiết kế mà bỏ qua kích thước. Hậu quả là chọn phải mẫu có kích thước quá lớn, khiến không gian trở nên chật chội, gây khó khăn khi di chuyển.

Lời khuyên là trước khi đặt hàng, nên khảo sát và đo đạc chính xác diện tích của văn phòng, vị trí cửa ra vào, lối đi,… từ đây sẽ xác định được

số lượng và kích thước bàn phù hợp, đồng thời đảm bảo khoảng cách giữa các bàn đủ rộng để nhân viên làm việc thoải mái.

3. Lựa chọn kích thước phù hợp

Không phải lúc nào cũng cần ưu tiên bàn rộng, nên tùy theo nhu cầu, đặc thù công việc của từng vị trí để đưa ra lựa chọn phù hợp về kích thước.

Ví dụ: với nhân viên văn phòng chỉ có nhu cầu sử dụng cơ bản thì nên ưu tiên bàn có kích thước vừa phải để tối ưu diện tích, giảm chi phí đầu tư.

Trong khi đó, với các vị trí nhu thiết kế, kỹ thuật hoặc quản lý thì nên ưu tiên mẫu có mặt bàn rộng hơn để đủ chỗ cho dàn máy tính, giấy tờ, tài liệu cũng như không gian thao tác.

4. Ưu tiên chất liệu bền và dễ bảo trì

Khi mua bàn làm việc với số lượng lớn thì tuổi thọ sản phẩm là yếu tố rất quan trọng. Sản phẩm có độ bền cao thì sẽ hạn chế phát sinh chi phí sửa chữa, thay thế trong quá trình sử dụng.

Nên ưu tiên các loại bàn làm từ chất gỗ công nghiệp tốt kết hợp khung thép sơn tĩnh điện, đi kèm là hệ phụ kiện có độ bền cao, bề mặt có khả năng chống trầy xước, chống ẩm.

5. Đồng bộ thiết kế trong toàn bộ văn phòng

Tính đồng bộ trong thiết kế sẽ giúp văn phòng trở nên chuyên nghiệp hơn, tạo ấn tượng tốt trong mắt đối tác và khách hàng. Ngoài ra, sự đồng nhất cũng sẽ tạo thuận lợi hơn khi cần mở rộng hoặc thay thế về sau.

6. Quan tâm đến khả năng đi dây điện và mạng

Mỗi vị trí làm việc đều được trang bị máy tính, điện thoại, máy in,… do vậy cần tính toán phương án đi dây điện và mạng ngay từ đầu để đảm bảo gọn gàng, khoa học, tính thẩm mỹ và độ an toàn trong quá trình sử dụng.

Doanh nghiệp nên ưu tiên mẫu bàn làm việc có:

Hộp đi dây.

Lỗ luồn dây.

Máng cáp.

Thiết kế hỗ trợ quản lý dây điện.

Những yếu tố này thường bị bỏ qua nhưng lại ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm sử dụng lâu dài.

7. Chọn đơn vị có khả năng cung cấp số lượng lớn

Khi cần đặt hàng bàn làm việc số lượng lớn, nên ưu tiên nhà cung cấp có quy mô lớn, nhiều năm kinh nghiệm để chắc chắn đủ năng lực sản xuất, cung ứng. Đừng quên tham khảo các dự án đã thực hiện và đánh giá khả năng thiết kế, lắp đặt đồng bộ.

Một đơn vị có kinh nghiệm sẽ giúp hạn chế tình trạng giao hàng chậm, thiếu sản phẩm hoặc không đồng đều về chất lượng.

8. Yêu cầu báo giá chi tiết

Doanh nghiệp nên yêu cầu đối tác báo giá đầy đủ về:

Giá sản phẩm.

Chi phí vận chuyển.

Chi phí lắp đặt.

Phụ kiện đi kèm.

Thuế VAT.

Chính sách bảo hành.

Báo giá càng chi tiết thì càng dễ dàng so sánh giữa các nhà cung để chọn được đơn vị có mức giá hợp lý nhất, tránh phát sinh chi phí ngoài dự toán.

9. Kiểm tra chính sách bảo hành

Bàn làm việc được sử dụng liên tục trong nhiều năm. Do vậy ngoài độ bền, nên ưu tiên những đơn vị có chính sách bảo hành hợp lý, rõ ràng cho từng bộ phận:

Khung bàn.

Mặt bàn.

Ray hộc tủ.

Bản lề.

Phụ kiện.

Bên cạnh đó, đừng quên tìm hiểu về khả năng cung cấp linh kiện thay thế khi cần sửa chữa.

10. Lập kế hoạch cho việc mở rộng trong tương lai

Những doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô, tuyển thêm nhân sự trong tương lai nên ưu tiên bàn làm việc thiết kế dạng module để dễ dàng ghép nối thêm khi cần, vừa tiết kiệm chi phí, vừa giữ được sự đồng bộ cho văn phòng.