Những lưu ý khi đặt bàn làm việc số lượng lớn cho doanh nghiệp
Bàn làm việc là yếu tố quyết định đến trải nghiệm làm việc hàng ngày của nhân viên, hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng và chi phí vận hành lâu dài. Chính vì vậy mà khi đưatj mua với số lượng lớn, doanh nghiệp cần phải có kế hoạch rõ ràng, nhằm tránh phát sinh chi phí, bị bàn giao chậm tiến độ hoặc mua phải sản phẩm không phù hợp nhu cầu sử dụng.
Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những lưu ý quan trọng, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn khi cần đặt bàn làm việc số lượng lớn.
1. Xác định rõ nhu cầu sử dụng
Trước khi đặt hàng, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu sử dụng, về: số lượng, đối tượng sử dụng (nhân viên hay quản lý, trưởng phòng hay giám đốc).
Ngoài ra cần xác định rõ diện tích văn phòng, phong cách mong muốn,… để đưa ra lựa chọn phù hợp về kích thước, kiểu dáng, chất liệu và thiết kế, hạn chế thay đổi trong quá trình sản xuất gây mất thời gian và tốn kém chi phí.
2. Lựa chọn kích thước phù hợp với không gian
Bàn quá lớn so với không gian sẽ khiến căn phòng trở nên chật chội, nhưng bàn quá nhỏ thì lại gây bất tiện trong quá trình làm việc.
Để đưa ra lựa chọn phù hợp về mặt kích thước, doanh nghiệp nên dựa trên diện tích căn phòng, tính toán khoảng cách giữa các dãy bàn, lối đi và khu vực chung, làm sao cho văn phòng thông thoáng, thuận tiện cho việc đi lại, không gây cảm giác tù túng, bí bách.
3. Ưu tiên chất liệu có độ bền cao
Khi đặt hàng bàn làm việc số lượng lớn, độ bền luôn là yếu tố cần được chú trọng.
Để tránh tốn kém chi phí thay mới, gây gián đoạn công việc thì nên ưu tiên mặt bàn chống xước, chống ẩm tốt, khung bàn chắc chắn, sử dụng phụ kiện chất lượng cao, không bị han gỉ, dễ dàng vệ sinh và bảo dưỡng.
4. Thiết kế đồng bộ với hình ảnh doanh nghiệp
Không đơn thuần chỉ là công cụ phục vụ công việc, bàn làm việc còn là một phần quan trọng giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
Để nâng cao nhận diện thương hiệu và tạo ấn tượng chuyên nghiệp, doanh nghiệp nên ưu tiên bàn có màu sắc đồng bộ với hình ảnh nhận diện thương hiệu, kiểu dáng đồng nhất, thiết kế đơn giản, hiện đại để dễ kết hợp với các hạng mục nội thất khác.
5. Kiểm tra năng lực sản xuất của nhà cung cấp
Lưu ý này là đặc biệt quan trọng khi đặt bàn làm việc với số lượng lớn.
Để tránh rủi ro, rắc rối thì doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ về đối tác trước khi đi đến quyết định ký hợp đồng:
- Quy mô nhà xưởng.
- Máy móc sản xuất.
- Kinh nghiệm thực hiện dự án.
- Khả năng đáp ứng tiến độ.
- Các công trình đã thực hiện.
Một nhà sản xuất có năng lực tốt sẽ mang đến sản phẩm chất lượng đồng đều, ổn định, giao hàng đúng hẹn cùng chính sách bảo hành, đổi trả hợp lý.
6. Yêu cầu báo giá chi tiết
Đừng chỉ dừng lại ở việc so sánh báo giá chung giữa các đơn vị. Hãy hỏi rõ xem báo giá đã bao gồm các khoản sau đây chưa:
- Chi phí sản xuất.
- Vận chuyển.
- Lắp đặt.
- Thuế VAT.
- Chi phí phát sinh (nếu có)
Ngoài ra, cũng cần cân nhắc kỹ dựa trên chính sách bảo hành.
Bước này là cần thiết để doanh nghiệp dự tính ngân sách chính xác hơn, tránh phát sinh ngoài kế hoạch, chọn đúng đơn vị có mức giá hợp lý.
7. Thống nhất tiến độ giao hàng
Đơn hàng cần đảm bảo giao đúng hẹn để kịp set up không gian làm việc, đưa văn phòng đi vào hoạt động đúng ngày dự kiến.
Tốt hơn hết, nên thống nhất rõ ràng về thời gian sản xuất, ngày giao hàng cụ thể, tiến độ lắp đặt và phương án xử lý nếu chậm tiến độ.
8. Quan tâm đến chế độ bảo hành và hậu mãi
Sau khi nhận bàn giao, lắp đặt hoàn thiện thì doanh nghiệp vẫn có thể phát sinh nhu cầu thay thế phụ kiện, sửa chữa, bảo trì, điều chỉnh vị trí,…
Do vậy, để đảm bảo quyền lợi thì nên ưu tiên những đơn vị có chính sách bảo hành rõ ràng, cam kết hỗ trợ sau bán hàng nhanh chóng.
9. Nên yêu cầu sản xuất mẫu trước khi đặt hàng hàng loạt
Khi đặt hàng số lượng lớn, hoặc yêu cầu thiết kế riêng thì doang nghiệp nên yêu cầu đối tác sản xuất mẫu trước.
Khi đã nhận hàng mẫu, hãy kiểm tra kỹ màu sắc thực tế, kích thước, chất lượng hoàn thiện, độ chắc chắn, sự phù hợp với không gian văn phòng,… để chắc chắn ưng ý rồi mới sản xuất hàng loạt, giúp tránh sai sót.
10. Lựa chọn đơn vị sản xuất uy tín
Nên ưu tiên đơn vị nhiều năm kinh nghiệm, uy tín đã được khẳng định thông qua loạt dự án. Điều này giúp bạn an tâm về chất lượng sản phẩm và được cam kết đồng hành lâu dài. Ngoài ra, một đơn vị nhiều kinh nghiệm sẽ tư vấn thiết kế phù hợp diện tích, ngân sách, nhu cầu sử dụng, đảm bảo đúng tiến độ, dịch vụ hậu mãi tốt.
