Những sai lầm thường gặp khi bố trí bàn làm việc
Bố trí bàn làm việc sai cách sẽ gây ảnh hưởng rất lớn tới khả năng tập tập, hiệu suất làm việc, khó khăn trong việc mở rộng về sau. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ tổng hợp những sai lầm thường gặp khi bố trí bàn làm việc để bạn tránh mắc phải và cách để khắc phục.
1. Chọn kích thước bàn không phù hợp với diện tích văn phòng
Sai lầm của nhiều doanh nghiệp là thường chỉ quan tâm tới kích thước của từng chiếc bàn mà không cân nhắc tới sự phù hợp với tổng thể diện tích.
Nếu bàn làm việc quá lớn, văn phòng sẽ trở nên chật chội, bất tiện vì lối đi bị thu hẹp. Ngược lại, nếu bàn làm việc quá nhỏ thì sẽ không thể đủ không gian cho nhân viên làm việc, nhất là với những vị trí công việc cần dùng nhiều tài liệu, sử dụng nhiều màn hình máy tính.
Do vậy trước khi chọn bàn làm việc thì điều mà doanh nghiệp cần làm là khảo sát diện tích thực tế, xác định số lượng nhân sự, nhu cầu sử dụng của từng bộ phận, từ đó đưa ra quyết định phù hợp.
2. Bố trí khoảng cách giữa các bàn quá sát
Vì muốn tối ưu diện tích nên nhiều doanh nghiêppj thường đặt các bàn làm việc quá gần nhau.
Điều này chỉ giúp tăng số lượng chỗ ngồi, nhưng “tác dụng phụ” là làm giảm rõ rệt sự thoải mái của nhân viên trong quá trình làm việc do thiếu không gian riêng, bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn, khó khăn trong việc di chuyển khi cần trao đổi, phối hợp công việc.
Thay vì vậy, nên bố trí khoa học, đảm bảo khoảng cách hợp lý giữa các bàn, tạo lối đi lại thuận tiện, thông thoáng.
3. Không tính đến nhu cầu sử dụng của từng phòng ban
Đặc thù công việc của mỗi một bộ phận trong công ty là không giống nhau.
Chẳng hạn:
- Nhân viên thiết kế cần mặt bàn rộng rãi để sử dụng nhiều màn hình máy tính, bản vẽ.
- Kế toàn cần bàn làm việc có kệ, tủ lưu trữ hồ sơ.
- Bộ phận chăm sóc khách hàng cần ưu tiên sự gọn gàng, thuận tiện khi sử dụng máy tính.
Vì vậy nếu chọn chung một mẫu cho tất cả các bộ phận thì sẽ không đáp ứng được sự phù hợp với nhu cầu làm việc, làm giảm năng suất công việc.
Đó là lý do doanh nghiệp nên ưu tiên chọn kiểu bàn phù hợp cho từng bộ phận, vị trí công việc thay vì dùng chung một kiểu thiết kế cho toàn bộ nhân viên.
4. Bỏ qua hệ thống đi dây điện và mạng
Lỗi này rất phổ biến đối với các doanh nghiệp bố trí văn phòng mới.
Không tính toán trước vị trí ổ điện, cổng mạng, đường đi của dây cáp thì khu vực làm việc sẽ rất lộn xộn, mất mỹ quan, gây bất tiện và thậm chí là tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn.
Chính vì vậy khi chọn và bố trí bàn làm việc, doanh nghiệp nên chọn mẫu bàn có hộp đi dây, lỗ luồn dây, nếu cần có thể thiết kế kết hợp với hệ thống quản lý cáp ngay từ đầu.
5. Chỉ quan tâm đến giá mà bỏ qua chất lượng
Nhiều doanh nghiệp vì muốn tiết kiệm chi phí nên thường ưu tiên những mẫu bàn có giá rẻ. Tuy nhiên, giá rẻ thường đi kèm với kém chất lượng, chỉ sau thời gian ngắn sử dụng, bàn sẽ bị cong vênh, bong tróc bề mặt, hoặc bị rung lắc, làm phát sinh chi phí sửa chữa, thay mới, gây gián đoạn công việc.
Chính vì vậy, thay vì ưu tiên giá rẻ, doanh nghiệp nên đầu tư vào sản phẩm chất lượng ngay từ đầu để duy trì hiệu quả và tiết kiệm chi phí trong dài hạn.
6. Không tận dụng ánh sáng tự nhiên
Ánh sáng là yếu tố quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe thị giác, khả năng tập trung, sự sáng tạo của nhân viên.
Bàn làm việc bố trí nơi thiếu sáng hoặc ánh sáng không ổn định, đồng đều thì nhân viên sẽ rất dễ bị mỏi mắt, làm giảm hiệu suất công việc.
Vì vậy khi thiết kế văn phòng, nên ưu tiên tận dụng tối đa nguồn sáng tự nhiên, kết hợp hệ thống chiều sáng nhân tạo phù hợp để tạo không gian làm việc dễ chịu.
7. Thiếu không gian lưu trữ
Bàn làm việc gọn gàng thì sẽ tăng cảm hứng làm việc, giúp nhân viên giải quyết công việc hiệu quả hơn. Vì vậy, nếu bàn làm việc thiếu không gian lưu trữ, không có hộc tủ, kệ tài liệu để cất giấy tờ, vật dụng,… thì mặt bàn sẽ dễ bị bừa bộn, khó tìm khi cần.
Đó là lý do doanh nghiệp nên dựa trên nhu cầu lưu trữ của từng bộ phận để chọn mẫu bàn phù hợp.
8. Kết luận
Không đơn thuần chỉ là sắp xếp nội thất, bố trí bàn làm việc chính là quá trình xây dựng môi trường làm việc hiệu quả. Do vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ từ khâu lựa chọn kích thước, thiết kế, cho tới khâu bố trí, đảm bảo phù hợp nhu cầu sử dụng hiện tại và khả năng mở rộng trong tương lai.
